Gdzie postawić drukarkę w biurze?

Drukarka to sprzęt biurowy, który w codziennym użytkowaniu pracuje praktycznie bez przerwy: drukowanie ofert, skanowanie umów, kopia listy przewozowej. Mało kto zastanawia się nad tym, gdzie postawić drukarkę w biurze, dopóki nie pojawią się problemy. Spadek jakości druku, przegrzewanie, uciążliwy hałas obok stanowiska lub blokowany dostęp do tacy z papierem to objawy źle zaplanowanego ustawienia. Odpowiednie miejsce dla samej drukarki wpływa na jej działanie, komfort pracy zespołu oraz bezpieczeństwo użytkowników. W tym artykule kolejno omawiamy, na co zwrócić uwagę, planując ustawienie drukarki w typowej przestrzeni biurowej oraz w warunkach domowych.

Z tego artykułu dowiesz się, że:

• dobre rozmieszczenie sprzętu w biurze chroni go przed awariami i obniżeniem jakości druku,
• drukarka z dobrą cyrkulacją powietrza pracuje ciszej i rzadziej się przegrzewa,
• promienie słoneczne i promienie UV negatywnie wpływać mogą na tonery, obudowę oraz wyświetlacz,
• możesz ustawić sprzęt na biurku, w niskim meblu z wentylacją lub w wydzielonej strefie wydruku – wybór zależy od skali drukowania,
• łatwo dostępne miejsce dla zespołu skraca czas obsługi drukarki i podajnika papieru,
• w warunkach domowych obowiązują te same zasady, choć dostępna przestrzeń jest zwykle mniejsza, a dokumenty często leżą obok prywatnych rzeczy.

Dlaczego warto zastanowić się nad miejscem dla drukarki?

Ustawienie sprzętu drukującego ma większe znaczenie, niż mogłoby się wydawać. Drukarka stale wykonuje precyzyjne ruchy mechaniczne, podgrzewa toner i odprowadza ciepło. Źle dobrane miejsce może znacząco wpłynąć na jej działanie, przez co pojawiają się częstsze awarie, gorsza jakość druku oraz krótszy czas eksploatacji tonerów. W miejscu pracy liczy się też wygoda osób, które korzystają z drukarki kilkanaście razy dziennie. Sprzęt stojący w przejściu lub tuż przy monitorze powoduje rozproszenie, hałas i ryzyko potknięcia o przewody. Odległość drukarki od stanowiska ma znaczenie również ze względu na pył tonera. Sprawdź artykuł: Wpływ kserokopiarki na zdrowie.

Wybór odpowiedniego miejsca to także kwestia bezpieczeństwa. Sprzęt podłączony do prowizorycznego przedłużacza pod biurkiem stwarza ryzyko, którego możesz uniknąć, jeśli z wyprzedzeniem zaplanujesz miejsce dla drukarki i jej ustawienia. Z tego powodu warto zadbać o przemyślaną organizację stanowiska drukującego już na etapie aranżacji biura, niezależnie od tego, czy mówimy o dużej sali konferencyjnej, czy o niewielkim biurze startupu. Należy zadbać też o szybki dostęp do tonera i papieru – to istotne dla codziennej płynności pracy.

Drukarka z dobrą cyrkulacją powietrza i z dala od słońca

Najczęściej pomijane spośród kluczowych kwestii przy planowaniu stanowiska to wentylacja oraz nasłonecznienie. Drukarka wytwarza ciepło, więc potrzebuje swobodnego przepływu powietrza wokół obudowy. Toner i powierzchnie z tworzywa tracą stabilność przy długiej ekspozycji na słońce.

Wloty powietrza i ryzyko przegrzewania

Drukarka z dobrą cyrkulacją powietrza pracuje ciszej, dłużej i rzadziej zatrzymuje drukowanie z powodu zabezpieczeń termicznych. Wloty powietrza w obudowie nie powinny przylegać do ściany, segregatorów ani innych przedmiotów. Producenci zalecają zwykle minimum 10 cm wolnej przestrzeni z każdej strony urządzenia, a w przypadku większych modeli laserowych nawet więcej. Zablokowane wloty powietrza prowadzą do podniesienia temperatury wewnątrz obudowy, co może negatywnie wpływać na elektronikę, bęben oraz utrwalanie tonera.

Promienie UV i wpływ na jakość wydruku

Bezpośrednie promienie słoneczne mają kilka konsekwencji. Plastikowa obudowa szybciej żółknie, a tonery i tusze tracą stabilność przy wyższej temperaturze, co odbija się na jakości druku, szczególnie w przypadku kolorowych dokumentów. Promienie UV uszkadzają też wyświetlacze LCD na panelach sterowania, co przy nowoczesnych urządzeniach wielofunkcyjnych potrafi być kosztowną naprawą. W miejscu zacienionym, z dala od okna, drukarka posłuży dłużej. Jeśli sprzęt musi stać przy oknie, możesz zastosować rolety lub folie ograniczające ekspozycję na słońce.

Gdzie umieścić drukarkę – na biurku, w szafce czy w odrębnej strefie?

Wybór konkretnej powierzchni pod drukarkę to zwykle kompromis między ergonomią a dostępną przestrzenią roboczą. Każda z opcji ma swoje atuty, a wybrane miejsce wpływa na funkcjonalność codziennej pracy biura. Drukarkę możesz umieścić bezpośrednio przy stanowisku, w niskiej zabudowie meblowej z wentylacją lub w wydzielonej strefie wydruku, w zależności od liczby osób korzystających ze sprzętu. Przy wyborze konkretnego modelu pomocny może być poradnik: Jak wybrać kserokopiarkę do biura, bo dopiero połączenie odpowiedniego urządzenia z dobrze przemyślanym miejscem zapewnia stabilną pracę.

Drukarka na biurku lub osobnym stoliku

Jeśli pracujesz sam i drukujesz okazjonalnie, możesz umieścić drukarkę bezpośrednio na biurku – sprawdzą się tam kompaktowe modele atramentowe i mniejsze drukarki laserowe. To wygodne miejsce, gdy korzystasz z urządzenia w bezpośrednim sąsiedztwie komputera. Drukarka powinna stać na płaskiej powierzchni, stabilnie, z dala od kubków i innych płynów. W otwartym biurze duże urządzenie wielofunkcyjne lepiej postawić na osobnym stoliku, żeby nie zajmowało stałej przestrzeni roboczej.

Drukarka w zamkniętej szafce lub na regale

Jeśli chcesz schować urządzenie, wybierz szafkę z otwartymi bokami albo mebel z perforowanym tyłem. Niskie szafki z głębokim blatem dobrze sprawdzą się przy modelach z górnym podajnikiem, ponieważ zostawiają miejsce na otwieranie pokrywy skanera. Szuflady i pojemniki obok urządzenia możesz przeznaczyć na papier, koperty i materiały eksploatacyjne, dzięki czemu przechowywania zapasów nie trzeba organizować w drugim końcu pomieszczenia. To dobre rozwiązanie w biurach, w których jeden zestaw mebli pełni funkcję strefy drukowania i zapewnia bezpieczne wnętrze dla tonera oraz papieru.

Drukarka w innym pomieszczeniu

W większych firmach drukarka coraz częściej stoi w innym pomieszczeniu niż stanowiska pracy: w pokoju socjalnym, archiwum lub wyznaczonej strefie druku. Takie ustawienie ogranicza hałas, oddziela kurz papierowy od ekranów i porządkuje przepływ dokumentów. Wadą jest dłuższa droga do odbioru drukowanych materiałów, więc tej opcji nie wybieraj, jeśli zespół drukuje pojedyncze strony co kilka minut. Sprawdza się natomiast tam, gdzie powstają duże partie raz lub dwa razy dziennie i ważne jest oddzielenie głośnego sprzętu od stanowisk wymagających koncentracji.

Najlepsze miejsce dla drukarki w codziennym użytkowaniu

Tam, gdzie ma stać drukarka przez kilka lat, dobierz lokalizację, która odpowiada częstotliwości użycia. W przestrzeni open space najlepsze miejsce to neutralna strefa pośrodku biura, nieprzylegająca do żadnego konkretnego stanowiska. Każda osoba ma wtedy podobnie łatwy dostęp do tacy wyjściowej oraz panelu sterowania. W łatwo dostępnym miejscu warto też zadbać o dobre oświetlenie sufitowe, żeby bezpiecznie wymieniać papier i materiały eksploatacyjne. Dzięki temu szybciej obsłużysz kolejkę dokumentów wychodzących ze sprzętu.

Odpowiednie rozmieszczenie obejmuje także przewody. Wszystkie kable zasilające i sieciowe możesz schować w korytkach lub pod biurkiem – kluczowe jest tu zapewnienie wolnego przejścia. Szukając miejsca, sprawdź też, czy sygnał Wi-Fi jest tam stabilny, bo urządzenie wielofunkcyjne pracujące przez sieć bezprzewodową gubi czasem połączenie w odległych częściach lokalu.

Drukarka do domowego biura

W biurze domowym obowiązują te same zasady, choć dostępna przestrzeń jest zwykle mniejsza. Najczęstszym dylematem jest to, czy postawić drukarkę na biurku obok komputera, czy schować ją w sąsiednim regale. W warunkach domowego biura sprawdza się rozwiązanie pośrednie: niski stolik lub półka na wysokości biurka, w odległości jednego ruchu krzesła. Zyskujesz wtedy szybki dostęp do tacy wyjściowej bez przeznaczania całego blatu pod sprzęt. Komfort pracy w domu poprawisz, jeśli zapewnisz wygodne miejsce na zapasy papieru obok urządzenia, a kable w domu poprowadzisz tak, aby dziecko ani zwierzę nie mogło się o nie zaczepić.

Podsumowanie

Decyzja o tym, gdzie postawić drukarkę w biurze, wpływa na żywotność urządzenia, jakość wydruku oraz codzienny komfort osób, które z niego korzystają. Drukarka potrzebuje swobodnej cyrkulacji powietrza, płaskiej powierzchni, dystansu od bezpośrednich promieni słonecznych i przemyślanego prowadzenia przewodów. Wybór między biurkiem, szafką z wentylacją a osobną strefą zależy od skali drukowania i układu lokalu. W każdym przypadku ważne, byś zaplanował przestrzeń wokół sprzętu tak, aby materiały i papier były łatwo dostępne, a zespół miał łatwy dostęp do panelu sterowania. W Ksero-Partner dobieramy drukarki i urządzenia wielofunkcyjne do skali Twojej działalności, a w ramach wynajmu drukarek nasz specjalista podpowie, gdzie najlepiej umiejscowić stanowisko drukujące w Twoim biurze.

Najczęściej zadawane pytania

Gdzie najlepiej postawić drukarkę w biurze?

Najlepsze miejsce to stabilna, płaska powierzchnia z dostępem powietrza z każdej strony sprzętu, z dala od bezpośrednich promieni słonecznych i głównych ciągów komunikacyjnych. W open space sprawdza się neutralna strefa pośrodku biura, do której każdy członek zespołu ma podobny dystans.

Czy drukarka może stać na biurku obok komputera?

Tak, jeśli urządzenie jest kompaktowe i drukujesz okazjonalnie. Większe urządzenie wielofunkcyjne lepiej postawić na osobnym stoliku, ponieważ zajmie zbyt dużo miejsca pracy i może utrudniać korzystanie z monitora.

Czy można schować drukarkę w szafce?

Można, ale tylko w meblu z otwartymi bokami lub perforowanym tyłem. Drukarka schowana w zamkniętym meblu bez otworów wentylacyjnych szybko się przegrzewa i częściej się psuje, bo nie ma swobodnej cyrkulacji powietrza.

Dlaczego drukarka nie powinna stać przy oknie?

Promienie UV powodują żółknięcie obudowy, uszkodzenie wyświetlacza i utratę stabilności tonerów oraz tuszów, co przekłada się na niższą jakość druku. Jeśli nie masz innego miejsca, użyj rolety lub folii ograniczającej działanie słońca.

Czy drukarka w osobnym pomieszczeniu to dobre rozwiązanie?

W większych biurach to dobre rozwiązanie, kiedy zespół wykonuje duże partie wydruków raz lub dwa razy dziennie. Przy intensywnym, częstym drukowaniu dłuższa droga do urządzenia obniża wydajność pracy, więc lepiej postawić sprzęt bliżej stanowisk.

Gdzie postawić drukarkę w domowym biurze?

W domu możesz wybrać niski stolik lub półkę na wysokości biurka, w zasięgu ręki. Drukarka powinna stać poza bezpośrednim torem ruchu domowników, na stabilnej powierzchni, z dala od źródeł wilgoci. Materiały eksploatacyjne trzymaj w sąsiedniej szufladzie, żeby były dostępne od ręki.