Jak wybrać kserokopiarkę?

Jak wybrać kserokopiarkę do drukowania dokumentów w biurze? Dobrze dobrany sprzęt często powoduje to, że można go spokojnie przez te pięć, sześć lat użytkować, a potem tylko podmienić model na nowsze rozwiązanie.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Jak dobrać sprzęt i w jaki sposób go odpowiednio skonfigurować, aby służył nam przez wiele lat?
• Jak wybrać urządzenie dobrze dostosowane do Twojej firmy, żeby posiadało wszystkie funkcje, jakie potrzebujemy?
• Jak dobrać wyposażenie i funkcje dodatkowe kserokopiarki, aby było dobrze sprofilowane pod względem tego, co tak naprawdę robicie w waszych organizacjach.

Wybór odpowiedniej kserokopiarki w Twojej firmie

Jak podchodzimy do wyboru sprzętu? W Ksero-PArtner o wyboru sprzętu podchodzimy zawsze w podobny sposób, niezależnie czy to jest jedno urządzenie do małego biura, czy dobór 20, 30, kilkudziesięciu urządzeń do dużej firmy, na której będzie drukowało i kopiowało kilkuset użytkowników. Musimy spełnić takie podstawowe, pierwsze cztery punkty i odpowiedzieć sobie na pytania z tych czterech punktów. One pomogą wybrać odpowiedni sprzęt do właśnie tych codziennych zadań.

Cztery rzeczy, które warto sobie zadać wybierając kserokopiarkę

1. Co drukujemy i w jaki sposób?

Po pierwsze należy zastanowić się, szczególnie przy większych, rozległych organizacjach, co drukujemy i w jaki sposób, czyli jakiego typu wydruki powstają.

• Czy to są wydruki biurowe, czy sięgamy po jakiegoś rodzaju wydruki bardziej zaawansowane, na przykład kolorystycznie.
• Na jakiego rodzaju nośnikach one powstają? Czy to jest zwykły papier, czy to jest jakiś papier grubszy, papier kredowy, naklejki?
• Jak często kopiujemy?
• W jaki sposób użytkownicy wykańczają dokumenty, czyli czy je zszywają, dziurkują?

To jest kilka kwestii, o których warto się chwilę zastanowić, ponieważ one będą mieć wpływ na wyposażenie i dodatkowe opcje. Spisanie sobie właśnie tych rzeczy, czy to na kartce papieru (przy mniejszych zapotrzebowaniach), czy w jakimś pliku Excel, zdecydowanie pomoże nam w określeniu, co będzie dla nas lepszym wyborem.

2. Wybór Formatu Wydruku

Kolejnymi etapami doboru sprzętu jest wybór formatu druku. Dzisiaj mówimy o urządzeniach, które drukują w formacie A4 lub A3. Urządzenia albo drukują do tego pierwszego formatu A4 lub drukują do A#, większe wydruki to często konieczność zakupu plotera.

3. Jaką wybrać technologie druku? Mono czy kolor

Zastanówmy się nad tym, czy potrzebujemy druku na w mono, czy w kolorze. Jeżeli powstają jakiekolwiek wydruki w kolorze, warto rozważyć maszynę z opcją druku kolorowego. Szczególnie że tego typu urządzenia dzisiaj są na porównywalnym poziomie cenowym, co maszyny monochromatyczne, a koszt eksploatacji druku czarno-białego na tym urządzeniu będzie taki sam, jak na urządzeniach monochromatycznych. Takie urządzenie jest też zdecydowanie bardziej elastyczne.

4. Ile drukujemy miesięcznie (wydajność)?

Kolejnym punktem i w sumie najważniejszym z tej czwórki parametrów, jest to, ile drukujemy miesięcznie. Urządzenia są podzielone przez producentów właśnie według tego parametru, a nie prędkości kopiowania, ponieważ szybkość jest wypadkową wydajności.

Istnieje 4-5 przedziałów wydajnościowych dla sprzętu biurowego:

• Minimalny zakres (do 2-3 tysiące stron miesięcznie): W zasadzie wszystko, co wybierzemy z takiej oferty urządzeń biurowych, będzie odpowiednie. Najwyżej będzie przewartościowane.
• Niższy zakres (5-10 tysięcy stron miesięcznie): Urządzenia, które drukują w granicach 20-25 stron na minutę. To są urządzenia najczęściej dobierane na rynku, ponieważ średnia rynkowa to około 2,5-3 tysięcy stron miesięcznie.
• Średni zakres (10 do 20 tysięcy stron miesięcznie): Urządzenia zdecydowanie wydajniejsze, drukujące w granicach 30-35 stron na minutę. Dobór zbyt małego rozwiązania z pierwszej półki wydajnościowej będzie bardzo ryzykowne i niebezpieczne pod względem stabilności pracy urządzenia.
• Wysoki zakres (powyżej 20 tysięcy stron miesięcznie, do 30-35 tysięcy): Urządzenia, które drukują w granicach 40-45-50 stron na minutę.
• Bardzo wysoki zakres (powyżej 40-50 tysięcy wydruków): Urządzenia drukujące 50, 55, 60 stron na minutę.

Jeśli drukujesz 90-100 tysięcy kopii miesięcznie lub więcej, jedno urządzenie to może być za mało. Wówczas istnieją dwie drogi:

• Wybór urządzenia z serii profesjonalnych, które są bardziej wydajne, choć droższe. Niestety ryzyko przestoju w przypadku awarii lub konserwacji jest duże.
• Rekomendowane rozwiązanie: Stosowanie na przykład dwóch lub trzech mniejszych urządzeń, które łącznie będą drukowały tyle samo stron na minutę (np. trzy urządzenia 30-stronnych dla 100 tysięcy wydruków). Zapewnia to zdywersyfikowany system pod względem bezpieczeństwa i jest wydajniejsze dla użytkowników, ponieważ praktycznie mają możliwość podejść do aktualnie wolnego urządzenia, unikając przestojów na jednym zablokowanym sprzęcie.

Konfiguracja i wyposażenie urządzenia wielofunkcyjnego

Po określeniu podstawowych parametrów przechodzimy do wyboru wyposażenia:

• Dodatkowe Kasety na Papier
  Jeśli drukujemy bardzo dużą ilość różnego rodzaju dokumentów/nośników (np. papier firmowy, A3, naklejki), wybieramy dodatkowe kasety na papier. Dzięki temu praca jest bardziej elastyczna.
• Finiszer (zszywanie/dziurkowanie)
  Jeśli wydruki muszą być wykończone (zszyte lub dziurkowane), warto dobrać odpowiedniego finiszera zszywającego/dziurkującego. Wypuści on gotowe komplety dokumentów, co jest dużym ułatwieniem (finiszer potrafi zszywać np. 50 stron).
• Automatyczny Podajnik Dokumentów (ADF)
  W urządzeniach wielofunkcyjnych biurowych z modułami wydruku i skanowania, podajnik dokumentów jest często w standardzie.
• Jednoprzebiegowy podajnik
  Jeśli bardzo dużo skanujemy (nawet jeśli niekoniecznie dużo drukujemy), warto rozważyć podajniki, które mają jednoprzebiegowy podajnik dokumentów. Skanuje on z góry i z dołu dokumentu w jednym momencie, co przyspiesza pracę (nawet do 240 stron na minutę dla skanów dwustronnych).
• Łączność Sieciowa
  Rekomendujemy podłączenie po sieci kablowej (ethernetowej), ponieważ jest ono stabilniejsze i szybsze. Jeśli korzystasz z Wi-Fi, pamiętaj, aby sprawdzić, czy urządzenie posiada tę opcję w standardzie (bardziej zaawansowane urządzenia biurowe często jej nie posiadają i trzeba ją dodać).
• Nośniki Mobilne i Chmura
  Warto się zastanowić, czy drukujemy z nośników mobilnych (karty pamięci SD, pendrive’y). Niektóre urządzenia mają gniazdo pozwalające na wydrukowanie lub zeskanowanie dokumentu z karty, pomijając komputer. Inne funkcje to drukowanie z chmury lub z urządzeń mobilnych bezpośrednio.

Kwestia Bezpieczeństwa Druku – ważne w każdym biurze

Bezpieczeństwo druku, zarówno fizyczne (żeby nikt nie zabrał dokumentu), jak i w sieci to podstawa. Dlatego watro dobrać również:

• Oprogramowanie zabezpieczające: Rozwiązania dodatkowego oprogramowania zabezpieczają wydruk, przez co otrzymujemy go w momencie, gdy podejdziemy do urządzenia i przejdziemy autoryzacje (np. za pomocą PIN-u lub karty do otwierania drzwi). Pozwala to na sprawne zarządzanie swoimi wydrukami. Dzięki temu nie trzeba co chwilę podchodzić do urządzenia i nikt nie zabierze wydruku z maszyny, co eliminuje ryzyko utraty dokumentów wrażliwych.
• Wydruk podążający: Jeżeli spięte są 2, 3, 4 lub więcej podobnych urządzeń w jeden system, otrzymujemy wydruk podążający. Drukujemy wówczas na miejsce w sieci, a nie na konkretne urządzenie. Podchodzimy do pierwszego wolnego urządzenia w firmie i odbieramy wydruki. Jest to rzecz bardzo wygodna i wydajna, zwłaszcza w dużych i rozległych organizacjach.
• Wbudowane serwery wydruku: Jeżeli nie sięgniemy po dodatkowe oprogramowanie, maszyny często posiadają w swoim zasobie rozwiązanie pośrednie, czyli same są serwerem wydruku. Możemy wtedy drukować i autoryzować się PIN-em, aby odebrać swój wydruk (to jest często standard).

Jak wybrać kopiarkę?

W dzisiejszych czasach na rynku dostępna jest ogromna oferta urządzeń, która może przytłoczyć. Wybór sprzętu powinno się jednak oprzeć na swoich potrzebach, a nie na konkretnym producencie czy modelu. Konfiguracja i dobór urządzenia w ten sposób jest najlepszą drogą, aby sprzęt był dobrze skonfigurowany pod to, co drukujemy na co dzień, miał lekki zapas wydajności i służył przez średni czas użytkowania (około 5 lat). Po tym czasie można go tylko podmienić na nowsze rozwiązanie, jeżeli dojdziemy do granicy wydajności.

Nie wiesz, w jakie drukarki laserowe warto zainwestować?

Skontaktuj się z nami i odpowiedz na kilka pytań. Nasi eksperci przeprowadzą audyt kosztów druku w Twojej firmie i dobiorą funkcjonalności urządzenia wielofunkcyjnego, tak aby wspierała codzienną pracę w Twojej firmie. Zoptymalizujesz też koszty drukarki i materiałów eksploatacyjnych. Oferujemy wynajem urządzeń wielofunkcyjnych.

Skontaktuj się z nami