Optymalizacja kosztów druku w firmie – jak zredukować koszty druku?

W interesie każdej firmy jest ograniczanie wydatków tam, gdzie nie wymaga to dużych nakładów. Uwolniony budżet można przeznaczyć na obszary, które w danym momencie pochłaniają najwięcej pieniędzy. Drukowanie i kserowanie to jeden z najprostszych obszarów do optymalizacji. Optymalizacja kosztów druku w firmie rzadko wymaga rewolucji. Zwykle wystarczy uporządkować proces i dobrać urządzenia do realnych potrzeb. Redukcja kosztów dotyczy przedsiębiorstw każdej wielkości. Małe przedsiębiorstwo i duża firma mają inne potrzeby, ale w obu przypadkach optymalizacja przynosi wymierne oszczędności.

Od czego zacząć optymalizację kosztów druku w firmie?

Punktem wyjścia jest rozpoznanie, ile faktycznie kosztuje drukowanie dokumentów. Wiele firm nie zna swoich kosztów operacyjnych związanych z drukowaniem. Wydatki rozproszone są między zakup papieru, tonery i serwis drukarek. Dopiero zsumowanie tych pozycji pokazuje skalę. Może się okazać, że koszty związane z drukiem są wyższe, niż zakładano.

Optymalizacji kosztów sprzyja też prosta analiza nawyków. Część kopii po chwili ląduje w niszczarce lub koszu. Papierowe wersje maili, plików PDF czy stron internetowych często drukujemy tylko po to, by je przejrzeć. Rezygnacja z takich przyzwyczajeń to pierwszy krok do redukcji kosztów.

Warto budować tę świadomość wśród pracowników. Pomaga w tym stopka maila z prośbą o drukowanie tylko potrzebnych wiadomości. Mniej zbędnych wydruków przekłada się na realne oszczędności. Wprowadzenie prostych zasad nie wymaga nakładów, a szybko widać efekty.

Jak zaoszczędzić na drukowaniu zużywając mniej materiałów eksploatacyjnych?

Kiedy druku nie da się uniknąć, warto zastosować kilka trików, które pomogą w zaoszczędzeniu na materiałach eksploatacyjnych i papierze:

• Drukuj dwustronnie, ponieważ dwie strony na jednej kartce od razu zmniejszają zużycie papieru.
• Włącz tryb oszczędzania tuszu, który znajdziesz w ustawieniach urządzenia lub sterownika drukarki.
• Wybieraj druk w skali szarości wszędzie tam, gdzie kolor nie jest naprawdę potrzebny.
• Zmniejsz marginesy i wielkość czcionki w samym dokumencie, aby na jednej stronie zmieściło się więcej treści.
• Korzystaj z podglądu przed wydrukiem, dzięki czemu unikniesz pustych albo błędnych stron.

To drobne zmiany, ale przy dużej liczbie wydruków realnie obniżają koszty materiałów eksploatacyjnych i papieru.

Chcesz poznać więcej sposobów na obniżenie kosztów druku? Obejrzyj nasz poradnik video:

Jak dobrać urządzenie, aby obniżyć koszty drukowania?

Nawyki to jednak nie wszystko. Na koszty druku wpływa też odpowiedni dobór sprzętu do rodzaju pracy. Urządzenie źle dopasowane do potrzeb firmy podnosi koszty eksploatacji, nawet jeśli jego cena zakupu jest atrakcyjna. W drukarkach atramentowych duże znaczenie ma częstotliwość użycia i szybsze zużycie materiałów. Dlatego w firmach o dużym wolumenie wydruków lepiej sprawdzają się drukarki laserowe albo urządzenia wielofunkcyjne. Zapewniają niższy koszt pojedynczego wydruku i większą wydajność. W małych biurach, gdzie drukuje się sporadycznie, wystarczy tańszy model atramentowy.

Przy zakupie warto porównać ceny tonerów i tuszów, bo to one najmocniej wpływają na koszty eksploatacji. Do dokumentów tekstowych bardziej opłaca się tania drukarka laserowa. Gdy potrzebujemy kolorowych prezentacji lub grafik, lepszy będzie model atramentowy. W obu przypadkach kluczowy jest druk dwustronny. Ogranicza on zużycie papieru nawet o połowę i realnie obniża koszty druku bez utraty jakości.

Audyt druku – pierwszy krok do kontroli wydatków

Największe oszczędności przynosi audyt druku. Zewnętrzna firma analizuje środowisko druku oraz koszty codziennego drukowania i archiwizacji dokumentów. Audyt pokazuje, jak naprawdę działa park urządzeń w biurze. Można go przeprowadzić ręcznie, na przykład w małych firmach, albo automatycznie, przy pomocy oprogramowania monitorującego. Wszystko zależy od skali. Na tej podstawie dowiesz się, jakich drukarek o określonej wydajności naprawdę potrzebujesz i z jakich technologii warto skorzystać.

Dlaczego warto zrobić audyt kosztów druku?

Audyt to nie tylko analiza techniczna sprzętu. To przede wszystkim sposób na pełną kontrolę nad wydatkami i efektywnością biura. Pozwala wychwycić zbędne koszty, zbyt drogie w utrzymaniu urządzenia oraz błędy organizacyjne, które na co dzień umykają uwadze. Powodów, by go przeprowadzić, jest kilka:

• realne oszczędności, często nawet o 30–45%, bez wymiany sprzętu,
• wyższa efektywność pracy,
• korzyści dla środowiska,
• odciążenie zespołu od bieżącej obsługi urządzeń.

Jak przebiega audyt kosztów druku i co daje?

Audyt składa się z dwóch etapów. Pierwszy to wstępna analiza środowiska druku i „niejawne” wdrożenie oprogramowania monitorującego na okres dwóch tygodni lub miesiąca. Drugi to jawne uruchomienie systemu. Już po pierwszym, niejawnym okresie udaje się czasem ograniczyć koszty o 30–45%, ponieważ sama świadomość pomiaru zmienia nawyki użytkowników. Efektem jest szczegółowy raport z liczbą i rodzajem urządzeń, łączną liczbą wydruków oraz ich podziałem na użytkowników i działy, proporcją stron mono i kolorowych, udziałem druku dwustronnego, średnim kosztem jednej strony (CPC) i mapą obciążenia drukarek. Raport pokazuje też niewydane zlecenia, tak zwane „sieroty”. Na tej podstawie widać, które urządzenia są przeciążone i które stoją w niewłaściwym miejscu, co otwiera drogę do realnego obniżenia kosztów.

Zobacz, jak pomogliśmy zaoszczędzić 147 000 zł firmie z Wielkopolski.

Wynajem drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych jako sposób na optymalizację kosztow

Dobrym sposobem na redukcję kosztów jest wynajem drukarek urządzeń biurowych. W ramach stałej opłaty mamy zapewnioną wymianę tuszu i tonerów, serwis oraz wymianę części zamiennych. Abonament można rozliczać za liczbę wykonanych kopii albo wybrać wariant z pulą darmowych wydruków. Wystarczy poznać średnie miesięczne zużycie i dopasować rodzaj najmu, by ograniczyć zbędne wydatki. Wynajem ma jeszcze jedną zaletę. Nigdy nie mamy pewności, czy wszyscy pracownicy pamiętają o zmniejszaniu marginesów albo druku dwustronnym. Stała miesięczna opłata daje za to pewność kosztu i ułatwia zarządzanie budżetem.

Podsumowanie: jak obniżyć koszty druku w 5 krokach

Niższe koszty druku to efekt kilku prostych działań:

1. Zrób audyt i policz realny koszt jednej strony.
2. Wybierz sprzęt tani w eksploatacji, a nie tylko w zakupie.
3. Dopasuj funkcje urządzenia do potrzeb poszczególnych działów.
4. Zadbaj o sprawny serwis drukarek i dostawy materiałów na czas.
5. Postaw na partnera, który łączy sprzęt, serwis i wsparcie.

Najlepszy sprzęt bez odpowiedniego wsparcia i oprogramowania to stracony potencjał.

Potrzebujesz pomocy przy obniżeniu kosztów druku? Skontaktuj się z nami, a wspólnie znajdziemy rozwiązanie dopasowane do potrzeb Twojej firmy.

Najczęściej zadawane pytania o optymalizację kosztów drukowania

Czym jest optymalizacja kosztów druku?

Optymalizacja kosztów druku to proces porządkowania wydatków na drukowanie i dobierania rozwiązań do realnych potrzeb. To nie jednorazowa akcja, lecz stała optymalizacja kosztów operacyjnych. Dotyczy przedsiębiorstw każdej wielkości, a dobrze przeprowadzona pozwala uwolnić budżet na ważniejsze cele.

Od czego zależą koszty w firmie związane z drukiem?

Na koszty w firmie wpływa nie tylko papier. Trzeba doliczyć tonery, serwis oraz utrzymanie infrastruktury i organizacji druku. Wysokie koszty często wynikają z rozproszenia tych pozycji oraz ze strat, których nikt nie monitoruje.

Na czym polega zarządzanie drukiem i jego automatyzacja?

Zarządzania drukiem nie trzeba prowadzić ręcznie. Odpowiednie narzędzia umożliwiają automatyzację reguł oraz śledzenie wydruków w czasie rzeczywistym. Dane widać niemal od razu, co ułatwia planowanie i rozliczenia. Automatyzacja porządkuje przekazanie kosztów do działów, co docenia zwłaszcza księgowość, a dobre zarządzanie drukiem zwiększa też bezpieczeństwo dokumentów.

Wynajem czy leasing drukarek jako sposób na oszczędność – co wybać?

Na polskim rynku dostępny jest i wynajem, i leasing sprzętu. Wynajem to usługa z serwisem oraz materiałami w cenie, a leasing rozkłada zakup w czasie. Warto zastanowić się, które usługi dadzą lepsze zarządzanie budżetem. Dla wielu firm optymalnym rozwiązaniem jest abonament rozliczany za stronę. Wybór modelu rozliczeń to też część procesu optymalizacji.

Jak wdrożenie zasad druku wpływa na oszczędności?

Samo wdrożenie prostych zasad szybko przynosi efekty. Kiedy pracownicy drukują świadomie, spada zużycie papieru i energii. W praktyce wdrożenie polityki druku zmniejsza liczbę zbędnych wydruków. To realne oszczędności i redukcja kosztów, a przy okazji zwiększenie kontroli nad wydatkami i niższe zużycie energii.

Jak zacząć optymalizację bez dużych nakładów?

Nie ma konieczności inwestowania od razu w zakup urządzeń. Zwykle wystarczy przekazanie zespołowi kilku zasad i dobre planowanie. Jeśli masz dodatkowe pytania o dobór modelu rozliczeń, pomoże analiza obecnej infrastruktury lub audyt druku. Taki proces pozwala świadomie zaplanować kolejne kroki i jest pierwszym elementem optymalizacji kosztów w Twojej organizacji. Dobrze dobrane rozwiązania szybko się zwracają.