„Case Study” dla firmy handlowej z Wielkopolski – zatrudnienie 70 pracowników

Klient borykał się z niejasną sytuacją ze sprzętem, rosnącymi kosztami eksploatacji. Największym problemem było rozdrobnienie sprzętu, wielu producentów. Ze względu na wielu producentów opiekę nad drukarkami sprawowały dwie firmy serwisowe oraz dział IT klienta.

Dział IT naprawiał i opiekował się drukarkami nabiurkowymi, firmy serwisowe nad resztą sprzętu. Częściowo sprzęt był wynajmowany a częściowo kupowany w „miarę potrzeb”.

Po analizie wstępnej nie było możliwe rozgraniczenie kosztowe dla sprzętu, dokładne sprecyzowanie ilości powstających wydruków globalnie i per użytkownik oraz sprawdzenie, co ciekawe dokładnej ilości sprzętu.

Po analizie z klientem doszliśmy do wniosku, że kompleksowy audyt wykonany przy pomocy oprogramowania jest jedyną drogą do określenia poziomu problemu.

Etap pierwszy – uruchomienie w procesie niejawnym dla użytkowników oprogramowania monitorującego. Ważnym aspektem było zachowanie tej informacji dla wąskiej grupy decydentów i działu IT.

Ponieważ wydruki u klienta powstają w podobny sposób przez cały miesiąc bez znaczących odchyleń np. na początku lub końcu miesiąca ustaliliśmy termin tego etapu na 2 tygodnie.
Po dwóch tygodniach, poinformowaliśmy użytkowników o wprowadzeniu monitoringu oraz przesłaliśmy sugestie odnośnie do sposobu drukowania.
Wyniki po kolejnych dwóch tygodniach.

Stan zastany ogólny:
Łącznie 22 urządzenia z podziałem:

• 4 urządzenia wolnostojące formatu A3
• 13 drukarek nabiurkowych monochromatycznych
• 5 drukarek nabiurkowych kolorowych
• 70 000 wydruków łącznie na wszystkich urządzeniach

Szacowane koszty druku na zastanym sprzęcie: 6300 zł netto/miesięcznie co daje w przeliczeniu na 60 miesięcy (średni czas użytkowania sprzętu) wartość:

378 000 zł netto

Sam efekt wprowadzania monitoringu przyniósł zmniejszenie ilości drukowanych dokumentów o 14%.
Co bez zmiany sprzętu pozwalało zaoszczędzić na tym etapie: około 880 zł netto/miesiąc czyli około 52 000 zł w przeciągu 60 miesięcy.
Po omówieniu raportu i dokonaniu analizy środowiska druku zaproponowaliśmy:

Zmianę urządzeń na:

• 5 urządzeń wolnostojących kolorowych A3 w formie wynajmu z umową serwisową CPC
• 4 drukarki końcowe (ze względu na miejsce powstawania druku było to koniecznością) także w formie umowy.
• Oprogramowanie do druku bezpiecznego i podążającego
• Oprogramowanie do monitoringu druku

Koszt wprowadzania nowego systemu miesięcznie: 3800 zł netto

Czyli w przeliczeniu na 60 miesięcy: 230 000 zł netto

Daje nam to oszczędności w postaci: 147 000 zł netto

Zakładając koszt audytu – oszczędności wyniosły ponad 140 000 zł na 5 lat.

Prosty audyt wykonany przy 3 krotnym kontakcie z klientem, nie absorbujący jego zasobów osobowych pozwolił zaoszczędzić znaczące kwoty.

Jednak koszty to nie wszystko:

Udało się jakby przy okazji uzyskać:

• nowoczesne i wydajne drukarki
• bezpieczeństwo wydruków
• wysoką elastyczność systemu, którą szczególnie docenili użytkownicy (wydruk podążający)
•  oszczędności papieru poprzez druk dwustronny
• zaoszczędzone około 12h pracy działu IT w miesiącu (720h w przeciągu 5 lat)
• tyle oszacowaliśmy, że poświęcali czasu informatycy na obsługę sprzętu,, zarządzania serwisem, zamawianie materiałów, naprawy, instalacje i inne prace
• całkowite oddelegowanie zarządzania sprzętem do jednej firmy zewnętrznej
• zmniejszenie ilości przestojów sprzętu o ponad 90% – poprzez druk oddelegowany

Sprawdź czy dla Ciebie możemy też zaoszczędzić?

Skonsultuj bezpłatnie z naszym specjalistą.