Problem z drukowaniem w firmie? – rozwiąż go raz na zawsze!

Problemy z drukowaniem i zarządzaniem parkiem maszynowym mogą przybierać różne formy. Od najmniejszych jak problemy z konfiguracją sprzętu, nieodpowiednio dostosowane urządzenia w dalszym zakresie po przestoje maszyn związane z nieodpowiednim ich serwisem w końcu po wysokie koszty eksploatacji.

Co zatem należy zrobić, aby wyeliminować problemy z drukowaniem i obsługą sprzętu?

Odpowiednie zaopiekowanie się tymi 5 obszarami powinno rozwiązać większość problemów.

1. Dobór sprzętu według potrzeb nie ceny zakupu

Urządzenia, które chcemy wykorzystywać w firmie muszą być dobrane według parametrów:

– wydajność, czyli jakie zakładane nakłady w skali miesiąca mają być wykonywane na urządzeniu. Prędkość jest wypadkową wydajności zatem ten parametr jest często drugorzędny.

– akcesoria dodatkowe ułatwiające a przede wszystkim usprawniające pracę. Mogą to być dodatkowe kasety na papier, funkcje zszywania i dziurkowania

2. Nowoczesny sprzęt

Nawet jak zdecydujemy się na urządzenia używane to wybierzmy te najnowsze jakie są możliwe. Zaoszczędzi nam to kłopotów z ich konfiguracją, bezpieczeństwem, sterownikami. Sprzęt stary, nawet jak ładny z obudowy to krótka droga do problemów w jego konfiguracji i codziennej pracy.

3. Bezproblemowy serwis

Współpraca z firmą, która zapewni natychmiastową dostawę materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych daje nam gwarancję braku przestojów. A to właśnie najczęściej przestoje są powodem najwyższych kosztów druku w firmie.

Do tego jakimi kompetencjami firma może się pochwalić oraz jakie zasoby udostępnia w ramach współpracy.

Czy ma wypracowane odpowiednie mechanizmy działania w sytuacjach zwiększonego zapotrzebowania na druk? Jaki oferuje faktyczny czas reakcji serwisowej.

W końcu czy ma specjalistów z wielu dziedzin – serwisantów, inżynierów IT, specjalistów w odpowiednim doborze rozwiązań czy też dział obsługi zleceń.

4. Bezpieczeństwo druku

Obecnie wielopłaszczyznowe bezpieczeństwo druku staje się priorytetem.

Zabezpieczenie kserokopiarek i drukarek przed niepowołanym dostępem, przed odbiorem wydruków przez osoby postronne albo niewskazane do tego są realną konsekwencją zapisów prawa (RODO) jak też oczekiwaniom firm.

Straty wynikające z tytułu nieodpowiedniego zabezpieczenia sprzętu mogą być bardzo wysokie.

Dodanie do kserokopiarki funkcji logowania przez PIN czy kartę zbliżeniową to pierwszy etap bezpieczeństwa. Dalej to oprogramowanie

5. Oprogramowanie do zarządzania drukiem w sieci

Oprogramowanie do zarządzania drukiem możemy podzielić na kilka kategorii:

– oprogramowanie monitorujące ruch związany z drukowaniem w sieci

Tutaj wykorzystujemy specjalistyczne oprogramowanie monitorujące ruch, a wyniki tego monitoringu pozwalają znacząco obniżyć koszty druku. Średnio o 30-45%. To dużo mając na uwadze rosnące ceny materiałów eksploatacyjnych i papieru.

– oprogramowanie zgłaszające problemy z drukarkami i zapotrzebowaniem na materiały

Techniczne oprogramowanie, które integruje serwis z urządzeniami, aby łatwiej, szybciej i sprawniej zarządzać urządzeniami i dostawami materiałów

– oprogramowanie dostępowe do maszyn

Czyli wydruk poufny, wydruk podążający, czyli wszystko to co ułatwia i zabezpiecza codzienną pracę. Rosnące zainteresowanie tą formą zabezpieczenia sprzętu pokazuje jak obecnie jest to ważny aspekt.

Zadbanie tych pięciu obszarów stworzy nam wydajny i tani w użytkowaniu system druku. I to niezależnie czy mówimy o kilku urządzeniach czy kilkudziesięciu. Wybór powinien być prowadzony bez pomijania żadnego powyższego punktu.

Zapytaj naszych specjalistów czy możemy Ci pomóc w odpowiednim skonfigurowaniu druku w Twojej firmie.