Jak obniżyć koszty druku w firmie

Niejednokrotnie, zarządzający w firmach nie są wstanie sprecyzować jakie są całkowite koszty druku w firmie. Przez koszty druku rozumiemy nie tylko posiadane drukarki, materiały eksploatacyjne które są wymagane do ich funkcjonowania ale też serwis oraz organizację środowiska pracy urządzeń.

Z badań wynika, że zakup urządzeń to tylko 10-15% wartości całego kosztu druku w firmie.

Reszta przypada na materiały eksploatacyjne, serwis, organizację pracy środowiska i jej wydajność. Dziś jest to szczególnie ważne, ponieważ zmniejszona częstotliwość przebywania w firmie wymaga dostosowania bardzo efektywnych i dopasowanych rozwiązań.

Dlatego aby zaopiekować się tym obszarem stosuje się Audyt środowiska i kosztów druku.

Dlaczego audyt?

Audyt można wykonać ręcznie lub za pomocą specjalistycznego oprogramowania. Wszystko zależy od skali środowiska druku.

Ale po co go wykonywać? Powodów może być przynajmniej kilka:

– realne oszczędności i to nawet bez zmiany sprzętu – średnio nawet o 30-45%

– zwiększenie efektywności pracy

– korzyści dla środowiska naturalnego

– zaoszczędzenie swoich zasobów personalnych do zarządzania sprzętem

Jak odbywa się audyt?

Proces audytu odbywa się dwuetapowo.

Etap pierwszy to wstępna analiza środowiska druku, zebranie podstawowych danych o używanych drukarkach.

Na etapie pierwszym zalecamy „niejawne” wdrożenie oprogramowania monitorującego na okres 2 tygodni albo miesiąca.

Etap drugi to „ujawnienie” wdrożenia systemu monitorującego. Jak pokazują statystyki już po tym pierwszym niejawnym okresie uzyskujemy czasami możliwość ograniczenia kosztów o 30-45%.

Jest to związane z większą świadomością użytkowników i baczniejszym reagowaniem na drukowanie. Chociażby samokontrola podczas drukowania danego użytkownika, poprawne drukowanie na przykład  dwustronne, poprawianie tekstów na komputerze a nie na papierze etc.

Jest tu wiele zmiennych, które należy zaopiekować.

Na tym etapie powstaje dogłębny raport o:

– ilości drukarek

– rodzaju sprzętu

– ilości wydruków łącznie

– ilości wydruków per użytkownik

– stron mono i kolor

– stron drukowanych dwustronnie

– nazwy plików i rodzaju drukowanych dokumentów

Oraz wiele innych statystyk, które pozwolą na wykonanie pełnego raportu.

Co po audycie?

Mając przed sobą pełny raport możemy przystąpić do jego analizy.

Na tym etapie można już bardzo dokładnie określić czy:

– użytkowany sprzęt jest odpowiednio dobrany – nawet jeżeli chodzi o konkretne lokalizacje w biurze

– gdzie powstają zatory w sprawnym użytkowaniu

– co generuje najwyższe koszty

Oceniamy całkowicie system i sprawdzamy jakie są możliwości jego usprawnienia.

Zatem otrzymujemy gotową receptę na poprawę tych obszarów.

Zobacz jak pomogliśmy zaoszczędzić 147 000 zł dla firmy z Wielkopolski.