Jak obniżyć koszty druku w firmie

Niejednokrotnie, zarządzający w firmach nie są wstanie sprecyzować jakie są całkowite koszty druku w firmie. Przez koszty druku rozumiemy nie tylko posiadane drukarki, materiały eksploatacyjne które są wymagane do ich funkcjonowania ale też serwis oraz organizację środowiska pracy urządzeń.

Jak skutecznie obniżyć koszty drukowania w firmie?

Aby skutecznie obniżyć koszty drukowania, warto przyjrzeć się nie tylko samym urządzeniom, ale też ich rodzajom i zastosowaniu. W przypadku drukarek atramentowych znaczenie ma częstotliwość pracy i szybsze zużycie materiałów, dlatego w firmach o dużym wolumenie wydruków lepiej sprawdzają się drukarki laserowe lub urządzenia wielofunkcyjne, które zapewniają niższy koszt wydruku i większą wydajność. Z kolei w małych biurach, gdzie drukowanie odbywa się sporadycznie, tanie drukarki atramentowe mogą być wystarczające.

Przy zakupie drukarki warto porównać ceny tonerów i tuszów, bo to one w największym stopniu decydują o kosztach eksploatacji. Jeśli w firmie drukuje się głównie dokumenty tekstowe, bardziej opłaca się tania drukarka laserowa. Gdy natomiast potrzebne są kolorowe prezentacje lub grafiki, drukarka atramentowa może być lepszym rozwiązaniem. W obu przypadkach kluczowe jest wdrożenie funkcji takich jak druk dwustronny, który ogranicza zużycie papieru nawet o połowę i realnie pozwala obniżyć koszty druku bez utraty jakości.

Obejrzyj nasz poradnik video:

Audyt kosztów wydruku – pierwszy krok do kontroli wydatków 

Audyt druku pozwala ocenić, jak naprawdę działa środowisko druku w firmie. Można go przeprowadzić ręcznie (np. w małych biurach) lub automatycznie przy pomocy oprogramowania monitorującego. Wszystko zależy od skali środowiska druku.

Dlaczego warto przeprowadzić audyt kosztów druku?

Audyt druku to nie tylko analiza techniczna urządzeń, ale przede wszystkim sposób na uzyskanie pełnej kontroli nad wydatkami i efektywnością pracy biura. Pozwala wykryć niepotrzebne koszty, zbyt drogie w utrzymaniu sprzęty i błędy organizacyjne, które na co dzień pozostają niezauważone.

Ale po co go wykonywać? Powodów może być przynajmniej kilka:
– realne oszczędności i to nawet bez zmiany sprzętu – możesz obniżyć koszty drukowania średnio nawet o 30-45%
– zwiększenie efektywności pracy
– korzyści dla środowiska naturalnego
– zaoszczędzenie swoich zasobów personalnych do zarządzania sprzętem

Jak odbywa się audyt kosztów druku?

Proces audytu odbywa się dwuetapowo.

1. Etap pierwszy to wstępna analiza środowiska druku, zebranie podstawowych danych o używanych drukarkach.

Na etapie pierwszym zalecamy „niejawne” wdrożenie oprogramowania monitorującego na okres 2 tygodni albo miesiąca.

2. Etap drugi to „ujawnienie” wdrożenia systemu monitorującego. Jak pokazują statystyki już po tym pierwszym niejawnym okresie uzyskujemy czasami możliwość ograniczenia kosztów o 30-45%.

Jest to związane z większą świadomością użytkowników i baczniejszym reagowaniem na drukowanie. Chociażby samokontrola podczas drukowania danego użytkownika, poprawne drukowanie na przykład  dwustronne, poprawianie tekstów na komputerze a nie na papierze etc.

Jest tu wiele zmiennych, które należy zaopiekować. Na tym etapie powstaje dogłębny raport o:

– ilości drukarek
– rodzaju sprzętu
– ilości wydruków łącznie
– ilości wydruków per użytkownik
– stron mono i kolor
– stron drukowanych dwustronnie
– nazwy plików i rodzaju drukowanych dokumentów

Oraz wiele innych statystyk, które pozwolą na wykonanie pełnego raportu.

Co po audycie?

Mając przed sobą pełny raport możemy przystąpić do jego analizy. Gotowy raport z audytu druku zawiera szczegółowe dane o liczbie i rodzaju urządzeń, łącznej liczbie wydruków oraz ich podziale na użytkowników i działy. Uwzględnia również proporcje między wydrukami monochromatycznymi a kolorowymi, udział druku dwustronnego, średni koszt jednej strony (CPC), a także mapę obciążenia poszczególnych drukarek i listę niewydanych zleceń, tzw. „sierot”. Na podstawie tych informacji można dokładnie ocenić, które urządzenia są przeciążone, które generują najwyższe koszty eksploatacji oraz które zostały niewłaściwie rozmieszczone w biurze, co umożliwia wprowadzenie konkretnych usprawnień i realne obniżenie kosztów druku.

Na tym etapie można już bardzo dokładnie określić czy:
– użytkowany sprzęt jest odpowiednio dobrany – nawet jeżeli chodzi o konkretne lokalizacje w biurze
– gdzie powstają zatory w sprawnym użytkowaniu
– co generuje najwyższe koszty

Oceniamy całkowicie system i sprawdzamy jakie są możliwości jego usprawnienia. Zatem otrzymujemy gotową receptę na poprawę tych obszarów.

Zobacz, jak pomogliśmy zaoszczędzić 147 000 zł dla firmy z Wielkopolski.

Podsumowanie: 5 kroków do niższych kosztów druku

1. Audyt kosztów wydruku

Zbierz dane o sprzęcie, wydrukach i materiałach eksploatacyjnych. To pozwala obliczyć koszt jednej strony i wykryć miejsca, gdzie sprzęt jest używany nieefektywnie.

Zacznij od dokładnej inwentaryzacji:

• spisz wszystkie drukarki (modele, lokalizacje)
• zmierz miesięczną liczbę wydruków na każdym urządzeniu
• zbierz faktury za materiały eksploatacyjne i serwis
• przypisz koszty do konkretnych drukarek
• użyj dedykowanego oprogramowania do automatycznego monitoringu (opcjonalnie)

2. Sprzęt tani w eksploatacji

Często droższe w zakupie urządzenie ma niższy koszt wydruku niż „marketowa” drukarka za kilkaset złotych. Przy większym wolumenie druku różnice sięgają tysięcy złotych rocznie. W większości przypadków bardziej opłaca się dzierżawa w modelu CPC (koszt za stronę) niż samodzielny zakup.

Co możesz zrobić:

• porównaj rzeczywisty koszt strony na różnych urządzeniach
• pamiętaj: cena zakupu to nie wszystko – liczy się koszt eksploatacji

3. Funkcjonalność dopasowana do potrzeb

Urządzenie powinno odpowiadać sposobowi pracy w biurze. Sprawdź, czy drukarki mają:
– dupleks (druk dwustronny),
– możliwość drukowania w mono/kolorze zależnie od działu,
– funkcję Follow-Me Print lub druk bezpieczny,
– kilka kaset na papier, zszywanie lub dziurkowanie.

Nawet przestawienie urządzeń w biurze może przynieść duże oszczędności – drukarka o wysokim CPC nie powinna stać w najbardziej obciążonym dziale.

4. Sprawny serwis i dostawy

Długi czas oczekiwania na toner lub naprawę oznacza stratę czasu pracowników. Regularny serwis, zapas materiałów i gwarantowany czas reakcji ograniczają przestoje i dodatkowe koszty.

Sprawdź, czy:

• tonery dostarczane są na czas (nie czekasz tygodniami)
• serwisant reaguje szybko na awarie
• urządzenia są regularnie serwisowane
• masz zapas materiałów eksploatacyjnych

5. Kompleksowa obsługa i doradztwo

Warto współpracować z partnerem, który zapewnia sprzęt, serwis, oprogramowanie i wdrożenie polityk druku. Bez kompetentnego wsparcia nawet najlepszy sprzęt nie przyniesie oszczędności. Kompleksowe podejście pozwala połączyć ekonomię, ekologię i bezpieczeństwo danych.

Dobry dostawca powinien oferować:

• pełen zakres materiałów eksploatacyjnych na stanie
• dedykowane oprogramowanie do zarządzania wydrukami
• wsparcie informatyczne i wdrożeniowe
• doradztwo w optymalizacji systemu druku
• szybki serwis i wsparcie techniczne

Wniosek: Najlepszy sprzęt bez odpowiedniego wsparcia i oprogramowania to stracony potencjał.