Rozwiązanie:

Po przeprowadzeniu szczegółowej analizy, zaleciliśmy klientowi zastosowanie profesjonalnej kserokopiarki, która oferowała funkcje drukowania, skanowania oraz możliwość bezpośredniego skanowania do formatu „Word” i chmury. Nasza propozycja była oparta na dokładnym obliczeniu potencjalnych oszczędności, uwzględniając zarówno koszty zakupu, jak i koszty eksploatacji.

Korzyści i wyniki:

• Oszczędności kosztowe: Poprzez zastosowanie profesjonalnej kserokopiarki, klient mógł znacznie obniżyć koszty druku. Koszt druku dla urządzenia czarno-białego wynosił teraz tylko 0,04 zł za jedną stronę A4, a dla kolorowego – 0,2 zł za stronę. W stosunku do kosztów obecnych były to kwoty pięciokrotnie niższe. Dzięki temu klient zaoszczędził znaczną sumę pieniędzy na wydruku dokumentów. Oszczędności pozwoliły praktycznie pokryć koszt najmu nowego dużego urządzenia wielofunkcyjnego.
• Wydajność skanowania: Nowa kserokopiarka zapewniła klientowi znacznie wyższą wydajność skanowania w porównaniu do dotychczasowych drukarek. Klient mógł teraz skanować większe ilości dokumentów w krótszym czasie, co przyczyniło się do zwiększenia efektywności pracy. Szybki podajnik dokumentów oraz prędkość skanowania to opcje niedostępne dla małych rozwiązań.
• Funkcje skanowania bezpośrednio do „Word” i chmury: Dzięki nowej kserokopiarce i zastosowaniu oprogramowania, klient mógł skanować dokumenty bezpośrednio do formatu Word co w jego przypadku bardzo ułatwiało pracę.
• Kolejnym ważnym aspektem było zaoszczędzenie czasu na zamawianiu tonerów do trzech urządzeń. Jedno urządzenie pokryło całe zapotrzebowanie druku a to sprawiło konieczność zamawiania tylko jednego tonera

   

  Podsumowanie i nieoczekiwana korzyść:

   

  Wprowadzenie profesjonalnej kserokopiarki z funkcją drukowania, skanowania oraz możliwością skanowania bezpośrednio do formatu „Word” i chmury rozwiązało wiele tych problemów. Poza oszczędnościami kosztowymi, klient zyskał prostotę obsługi jednej maszyny, która spełniała wiele zadań. Wyższa wydajność skanowania przyspieszyła procesy w firmie, a pracownicy mogli bardziej efektywnie wykorzystać swój czas.

  Ten przypadek jasno pokazuje, jak często mniejsze firmy skupiają się na kosztach zakupu, pomijając inne ważne czynniki, takie jak koszty eksploatacji, wydajność, wielozadaniowość i komfort pracy pracowników. Wybór profesjonalnej kserokopiarki, która spełnia wszystkie te wymagania, może przynieść znaczne korzyści finansowe oraz usprawnić procesy w firmie, przyczyniając się do wzrostu efektywności i zadowolenia pracowników.

  Dodatkowo, ważnym aspektem, który należy uwzględnić przy wyborze profesjonalnej kserokopiarki, jest bezpieczeństwo zarówno samego drukowania, jak i sieci. Wiele małych urządzeń drukujących dostępnych na rynku nie posiada odpowiednich zabezpieczeń, co stawia firmę w większym ryzyku ataków i wycieków danych.

  W przypadku profesjonalnych kserokopiarek, producenci skupiają się na zapewnieniu wysokiego poziomu bezpieczeństwa. Urządzenia te są wyposażone w różnorodne funkcje ochronne, takie jak szyfrowanie danych, autoryzacja użytkowników, zabezpieczenia sieciowe i wiele innych. Dzięki temu, firma ma pewność, że dokumenty są chronione przed nieuprawnionym dostępem, a dane przechowywane w pamięci urządzenia są bezpieczne.

  W przypadku naszego klienta, wprowadzenie profesjonalnej kserokopiarki oznaczało, że firma miała zapewnione bezpieczeństwo na bardzo wysokim poziomie. Wszystkie dokumenty drukowane, skanowane i przechowywane w urządzeniu były odpowiednio zabezpieczone. Ponadto, profesjonalna kserokopiarka była również w stanie integrować się z istniejącymi systemami zabezpieczeń IT w firmie, co dodatkowo wzmacniało bezpieczeństwo sieci. Więcej o zabezpieczeniach IT Bezpieczeństwo IT firmy

  Aspekt bezpieczeństwa jest niezwykle istotny dla każdej firmy, niezależnie od jej wielkości. Wybierając profesjonalną kserokopiarkę z odpowiednimi zabezpieczeniami, firma ma pewność, że jej dokumenty są chronione, a dane są bezpieczne. To zapewnia nie tylko spokój i zaufanie klientów, ale również spełnia wymagania przepisów dotyczących ochrony danych, takich jak RODO.

  Podsumowując, oprócz oszczędności finansowych, wydajności i wielofunkcyjności, profesjonalna kserokopiarka z wysokim poziomem bezpieczeństwa stanowi kompleksowe rozwiązanie dla małych firm. Pozwala uniknąć ryzyka związanego z bezpieczeństwem danych oraz zagwarantować efektywność i wygodę pracy dla pracowników.

  A jak pokazuje przypadek powyższy, dzięki oszczędnościom na drukowaniu całkowite koszty obsługi nie rosną.